Trabajo colaborativo

El trabajo colaborativo o en equipo implica la creación de un grupo o de grupos de personas. Los miembros de un grupo se reúnen, colaboran e interactúan de forma específica para un fin determinado: el trabajo o el proyecto del grupo de trabajo.

Interacción e interdependencia

Los diferentes miembros del grupo cuentan con habilidades y conocimientos personales (saber, saber-hacer, saber-estar) que, a veces, son idénticos y, otras veces, complementarios. Este conjunto de habilidades y conocimientos deben articularse y comprometerse con el objetivo del grupo, deben estar al servicio del objetivo del grupo.

La interacción y las interdependencias son fundamentales en el funcionamiento del grupo y, como consecuencia de ello, en el éxito del mismo. Son fundamentales porque deben permitir una articulación de los objetivos individuales y grupales. Un buen funcionamiento del grupo pasa por compatibilizar los dos tipos de objetivos.

El trabajo en equipo como competencia

El “trabajo colaborativo” se presenta también como una habilidad, una competencia a dominar; en muchas ocasiones, clave en la empleabilidad. En tanto competencia, el trabajo colaborativo exige el dominio de las habilidades relativas a la inteligencia emocional tales como la comunicación, el compromiso y motivación (intrínseca), el autocontrol, el autoaprendizaje, la relajación, la empatía, la negociación y la gestión de conflictos.

En un trabajo colaborativo intervienen tres aspectos importantes:

  1. La creación de equipos,
  2. El trabajo en equipo y
  3. La dinámica de grupo.

Muchos trabajos de equipo surgen de decisiones ajenas al propio equipo: son fruto de decisiones de la jerarquía o de las circunstancias. El paso del tiempo, modela la composición de los equipos y su funcionamiento.

Información y comunicación

En el proceso de creación del equipo, conviene no perder de vista la motivación de los miembros, la fijación de los objetivos y las características individuales y grupales, la infraestructura de apoyo al funcionamiento del equipo, especialmente los elementos que garanticen un correcto flujo de información y comunicación. Compartir la información y una buena comunicación es un elemento crucial para el correcto funcionamiento del grupo. No garantizan el éxito, pero su ausencia puede conducir fácilmente al fracaso del grupo.

Fracaso y conflicto

El fracaso puede surgir de una gran variedad de disfuncionalidad. Una de las más frecuentes es el “conflicto”. Parte de los conflictos en el trabajo colaborativo surgen de malentendidos y de una mala comunicación; otras veces, la causa es la ausencia de liderazgo, dotarse de un líder es importante. También lo es disponer de normas de funcionamiento del grupo, tener una correcta y clara determinación de tareas y de logros esperados. La creatividad, la toma de decisiones y el compromiso por buscar una solución a los problemas de funcionamiento del grupo y por alcanzar sus objetivos son muy importantes.

La composición del grupo de trabajo

En una entrada anterior, presentábamos el Modelo Inputs-procesos-outputs (MIPO) a efectos de analizar los equipos de trabajo y su rendimiento. En esta entrada, abordaremos algunos de los aspectos relativos al primero de los constituyentes del MIPO: la composición del equipo de trabajo.

Ilustración 1 MIPO (Modelo Inputs, procesos, outputs)

Capital humano y capital tecnológico

Habíamos definido los inputs como el conjunto de recursos con que cuenta un equipo de trabajo. Hablar de inputs del equipo equivale, en gran medida, a tratar de la composición del equipo. Ciertamente, un equipo de trabajo está compuesto por personas y un conjunto de elementos adicionales (medios de producción o de trabajo con determinados niveles de tecnología). Existen pues personas y recursos productivos. Podríamos utilizar otro tipo de lenguaje y hablar de personas y de medios de producción, y también de capital humano y de capital productivo.

Ilustración 2 Composición del equipo de trabajo

La mayoría de los estudios, a la hora de hablar de la composición del equipo de trabajo centran su atención en las personas. Se trata, en nuestra opinión, del elemento fundamental en la composición del equipo de trabajo. Sin embargo, el desempeño de las personas y del equipo está también influido por la tecnología disponible y, ésta viene determinada por el capital productivo o por los medios de producción de que se dispone. Así por ejemplo, en el caso de los grupos de trabajo virtuales, las plataformas tecnológicas que utilicen son un aspecto importante a la hora de poder valorar el desempeño del grupo como también la idoneidad de algunos de sus miembros.

Además, las características de los miembros del equipo se enfocan en términos de competencias y habilidades y, una parte de éstas deben contrastarse con los medios tecnológicos disponibles.

Competencias y habilidades

A efectos de comparar dos o más equipos, la composición del equipo se establece sobre la base del conjunto de atributos con que cuenta cada equipo y del modo en estos atributos se combinan y se movilizan a efectos de llevar a cabo el desempeño asignado.

Tres aspectos importantes en la consideración de los atributos son de cuántos se dispone, cuáles son, cómo se distribuyen entre los miembros del equipo y cómo evolucionan en el tiempo. Para responder a estas preguntas, necesitamos abordar primero la cuestión de las competencias y las habilidades como ingredientes de los atributos.

Ilustración 3 Rasgos básicos en el análisis de los atributos

Los atributos del grupo emergen a partir de las competencias y habilidades que aportan los miembros del grupo. Cada individuo dispone de un conjunto de competencias y habilidades que contribuyen a la realización de las tareas del grupo. Ese conjunto, al combinarse o enfrentarse a las de los restantes miembros, se pone al servicio de los objetivos del grupo.

Ilustración 4 Arquitectura de las competencias

 

Analizar los equipos de trabajo: el modelo input-proceso-output

E.F.

Un equipo de trabajo puede definirse como un conjunto determinado de personas con habilidades complementarias que están involucradas en un proyecto común, con objetivos de mejora, y que son mutuamente responsables de su desempeño. El examen del trabajo de equipo puede realizarse a partir de diferentes modelos de análisis. Entre las distintas propuestas puede mencionarse el modelo recursos-procesos-resultados o inputs-procesos-outputs.

El modelo input-proceso-output (MIPO) tiene como ventaja y desventaja su enorme sencillez. Es una ventaja puesto que permite exponer rápidamente su contenido y éste es comprensible inmediatamente: un equipo de trabajo está constituido por unos inputs (insumos) que interactúan entre sí gracias a unos procesos y como resultado de ello se obtiene unos outputs (resultados): Inputs → Procesos → Outputs

Ilustración 1 MIPO (Modelo Inputs, procesos, outputs)

La enorme sencillez expositiva del modelo comporta, en opinión de sus críticos, la mayor de las debilidades. Del modelo se desprende una linealidad de los acontecimientos que, en muchas ocasiones, es equivoca respecto a la realidad del funcionamiento del equipo de trabajo, consiguientemente, el modelo se mostraría incapaz de recoger y analizar la totalidad de elementos que intervienen en un equipo de trabajo. Además, el MIPO concibe el funcionamiento y desempeño del equipo como algo lineal.

Estas críticas, junto con otras, han conducido a intentos de corrección y ampliación del modelo y, también, a la formulación de modelos alternativos. No obstante, asumiendo en parte estas críticas y objeciones, el MIPO es un buen esquema para iniciarnos en el análisis de la realidad, funcionamiento y desempeño de los equipos de trabajo. Con este propósito introductorio, a continuación, presentaremos los aspectos básicos del modelo en cuestión.

Elementos básicos del modelo

Los elementos básicos del modelo se deprenden de su propia denominación: inputs, procesos y outputs.

Los inputs

Los inputs son el conjunto de recursos con que cuenta el equipo, teniendo en cuenta que los recursos son los individuos que componen el equipo; también, el propio grupo puede surgir como un recurso; y, asimismo, lo es la organización a la que pertenece el grupo. Los recursos pueden ser internos y externos. Los primeros están formados por los individuos y las habilidades y conocimientos que integran los mismos. La interacción de los conocimientos y habilidades de los individuos que conforman el grupo puede ser multiplicativa o no. Esto es el todo puede ser más o menos que la suma de las partes. Este aspecto depende que los rasgos individuales, de cómo se desarrollen las interacciones entre los miembros y de los procesos que se hayan definido.

Tabla 1 Input en un equipo de trabajo

Inputs

Internos Externos
Individuos:

  • conocimientos y
  • habilidades
Organización

  • cultura organizativa
  • sistema de recompensas
Grupo:

  • complementariedades,
  • redundancias e
  • interacciones entre conocimiento y habilidades y
  • personalidades
Entorno externo

 

Estos aspectos hacen que las decisiones relativas a la constitución y primeros pasos de funcionamiento del equipo sean muy importantes. Buscar complementariedades y anticipar posibles enfrentamientos entre personalidades muy discrepantes parecería una buena opción para crear equipos. No obstante, muchos grupos surgen como consecuencia de contextos ya en marcha que deben asumirse como tales y conducen a la creación de los grupos cuyos perfiles que no son totalmente manejables.

Los recursos externos estarían formados por la organización, la cultura organizativa y los sistemas de recompensas. También el extorno global o externo al grupo y a la organización puede ofrecerse como un recurso.

Los procesos

Los procesos son básicamente el conjunto de mecanismos que están detrás del funcionamiento (correcto o incorrecto) del grupo. En esencia se puede sintetizar en los siguientes aspectos: la comunicación, la toma de decisiones, la coordinación general, seguimiento y ejecución de las decisiones, la retroalimentación, la división de tareas y el seguimiento de las mismas, el establecimiento de estándares de calidad y de mecanismos de verificación, las modalidades de formulación de críticas intragrupo y los modos de aceptación,…

Los outputs

Son en esencia los resultados alcanzados por el grupo. Estos resultados pueden valorarse en términos de eficacia, eficiencia y efectividad. La eficacia remite a la cuestión de en qué medida se han alcanzado los objetivos que motivaron la creación del grupo o que se le había encomendado. La eficiencia se refiere a los costos del grupo en relación a los resultados. Y, la efectividad a los colaterales que se han producido como consecuencia de la creación y funcionamiento del grupo. En este último punto, también se consideran las consecuencias no intencionadas.

 

Ilustración 3 Resultados en un equipo de trabajo

Equip de treball i lideratge

És possible definir el treball en equip com la realització d’un conjunt d’activitats que requereix imperiosament la participació activa de diferents persones. Una participació activa que compartir coneixement, mutualització d’habilitats i competències. La coordinació no té lloc en la determinació de la seqüència temporal de les tasques a realitzar per ú mateix, sinó en l’articulació de les tasques desenvolupades per els diferents membres de l’equip de treball. Cada membre és conscient de la finalitat de les funcions a executar, dels seus temps, continguts, sentits i qualitat en la seva realització.

El treball en equip deu de conduir a la realització de les metes de les equip i les personals del seus membre.  Hi ha per tant compromisos, reconeixement recíproc i auto-reconeixement.

L’articulació dels membres, en tant que persones, de les seves competències, habilitats, la socialització del coneixement, interpretació i acompliment, exigeix disposar de mecanismes de coordinació i lideratge.

El lideratge s’acompleix no tant sols assegurant una bona coordinació i garantint el compliment dels objectius de l’equip i també els personals. Passa per la comunicació, l’empatia, l’articulació de complementarietats, l’autorealització dels membres i la fortificació de la motivació, la penalització del polissó.